新冠肺炎大流行迫使许多小企业减少了运营, 让工人休假，甚至停工一段时间. 但这并不意味着雇主可以让工资单记录保存义务失效. 您的企业仍有责任创建和保存记录，以备平等就业机会委员会(EEOC)和劳工部(DOL)可能进行的检查。.
保存文件
在一般情况下, 工资单记录是指记录员工在每个工资单期间的工作时间和支付工资的文件. 这包括工薪和小时工的记录，以及那些按佣金支付的记录. 你保留的工资单记录可能会在平等就业机会委员会调查员工投诉时被要求检查, 美国国税局或其他联邦和州政府机构确保纳税合规.
每个员工的工资单记录应包括:
- 全名,
- 社会安全号码;
- 家庭住址,
- 出生日期，如果小于19岁，
- 性别和
- 占领.
档案亦应包括与工作有关的纪录，例如:
- 员工工作周开始的时间和日期，
- 每天总工作时数和每周总工作时数，
- 支付员工工资的基础.
- 正常时薪(如适用);
- 每日或每周直接收入总额(如适用);
- 每周加班费总收入(如适用);
- 雇员工资的任何增减;
- 每个工资期支付的工资总额
- 付款日期及支付期限.
这些工资记录你必须保存多久? 影响工资记录保留的两项主要联邦法律是《老葡京手机app》(《老葡京手机app》的规定)和《葡京会手机app下载》(ADEA)。. 两者都要求雇主保留至少三年的工资记录. 此外, 您必须保留显示您如何确定工资的记录(例如, 考勤卡)两年了.
美国国税局表示，你必须在提交年度第四季度后至少保留四年的就业税记录. 这包括W-4表格，个人信息和就业日期.
遵守《老葡京手机app》的规定
一般来说，联邦劳工法是有关雇员工作的联邦法律. 它目前要求雇主支付最低时薪7美元.25美元，但许多州和市政当局对最低工资的要求更高.
下 《老葡京手机app》的规定 加班的规则, 对于每周工作超过40小时的员工，雇主必须支付正常时薪的1.5倍. 但这条规则不适用于受薪高管等免税员工. 为所有非豁免员工保留详细准确的时间记录是至关重要的.
请注意，决定员工是否获得豁免是企业的责任. 错误地将员工归类为独立承包商可能会受到处罚. 将非豁免工人归类为豁免工人也是如此. 保持足够的工资记录可以帮助支持你的立场，如果国税局质疑雇员的分类.
ADEA的要求
ADEA禁止对40岁或以上的工人进行年龄歧视. 尽管这项法律不保护40岁以下的工人, 一些州为年轻员工提供类似的法律追索权. 雇主偏爱年长员工而不喜欢年轻员工并不违法, 但是，当受害者和受青睐的员工都超过40岁时，就可能发生歧视.
具体来说，ADEA禁止在就业的任何方面的歧视，包括:
- 雇佣和解雇，
- 工资和工作分配;
- 促销活动,
- 裁员和休假;
- 培训和
- 员工福利.
因为别人的年龄而骚扰别人也是违法的. Harassment can include offensive or derogatory remarks about the age of an individual; however, 孤立的取笑或随意的评论通常不会被认为是骚扰. 而不是, 骚扰是如此频繁或严重，它创造了一个充满敌意或攻击性的工作环境，或导致不利的雇用决定-如降职或终止雇佣关系. 歧视可能是由员工的主管造成的, 其他员工的主管, 同事或外界人士, 例如客户或供应商.
尽管ADEA要求大多数工资单记录至少保存三年, 反映工资计算的记录，如考勤卡和计件工单, 工资率表, 工作和时间安排, 以及工资的增减记录, 必须只保留两年吗. 这些记录应提供给DOL检查. 你可以把它们保存在你的主要工作地点或中央档案室.
重要的工作
保存记录似乎是一项吃力不讨好的行政任务，它会妨碍你或你的员工去做更重要的工作. 然而，这对于避免或解决法律和监管行动至关重要. 如果你不确定你需要保留某些记录多长时间，或者需要帮助记录工资单, 请通过我们的联系表格与客户会计服务总监Dominick Bellia联系.
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